Preloader logo

διαχείριση χρόνου & επιχειρηματικότητα

Πως η διαχείριση του προσωπικού μας χρόνου θα βελτιώσει την επαγγελματική μας απόδοση;


Η εποχή που διανύουμε είναι αδιαμφισβήτητα μια εποχή με πολλές τεχνολογικές αλλαγές και άμεση και ταχύτατη πρόσβαση στην πληροφορία. Το γεγονός αυτό αναμφίβολα, είναι που μας προσφέρει δυνατότητες που στο παρελθόν δεν θα μπορούσαμε να φανταστούμε καν.

Ο καταιγισμός όλων αυτών των πληροφοριών βέβαια, έχει και ένα κόστος:

Πρέπει να μπορούμε να λαμβάνουμε, να επεξεργαζόμαστε και να μπορούμε να διαχειριστούμε μέσα στα στενά πλαίσια του χρόνου (24 ώρες/ημέρα), πλήθος στοιχείων και πληροφοριών. Και αυτό γίνεται όλο και πιο δύσκολο. Από τη μια έχουμε τη βελτίωση της τεχνολογίας, που έχει σχεδόν εκμηδενίσει τους χρόνους εργασιών που παλαιότερα χρειάζονταν μέρες για να εκτελεστούν, και από την άλλη έναν μεγάλο όγκο δεδομένων και εργασιών που δρουν  ως περισπασμός.

Δεν είναι λίγες οι φορές που αντιλαμβανόμαστε, πως ακόμα και με αυτά τα τεχνολογικά εργαλεία στη διάθεση μας, δεν καταφέρνουμε να ολοκληρώσουμε τις εργασίες μας στο χρόνο που έχουμε ορίσει. Σε κάποιες περιπτώσεις, οι επιπτώσεις είναι ασήμαντες, σε άλλες όμως το κόστος είναι μεγάλο.

Η κακή διαχείριση του χρόνου μπορεί να οδηγήσει σε ασυνέπεια, αποτυχία επίτευξης στόχων, χαμένες προθεσμίες ακόμη και απώλεια της εργασίας.

Η απουσία καλής διαχείρισης χρόνου (Time Management) βέβαια, δεν οφείλεται μόνο στο καταιγισμό πληροφοριών και τον αποπροσανατολισμό, αλλά και σε στοιχεία του χαρακτήρα όπως η αναβλητικότητα, έλλειψη προτεραιοτήτων και πειθαρχίας. Πολύ συχνά δρα αρνητικά και ο κακός προγραμματισμός. Όταν το πρόγραμμα γεμίζει ασφυκτικά, είναι πολύ πιθανό να μην τηρηθεί λόγω απρόοπτων συμβάντων.

Λόγω της σημασίας της διαχείρισης χρόνου, υπάρχουν πολλά εγχειρίδια, βιβλία, άρθρα, προτεινόμενες συμβουλές και τεχνικές για επιτυχημένο time management. Η αλήθεια όμως είναι, πως είναι δύσκολο οι γενικές συμβουλές και τεχνικές να καλύψουν τις ανάγκες όλων, ειδικά όταν μεσολαβεί και η διαφορά της κουλτούρας. Οι μεσογειακοί λαοί προσαρμόζονται πολύ δύσκολα σε αυστηρά μοντέλα διαχείρισης χρόνου.

Υπάρχουν βέβαια και κάποιες τεχνικές που έχουν αποδειχθεί πως βοηθούν σημαντικά στη διαχείριση του χρόνου και την καλύτερη απόδοση. Το να θέτει κάποιος προτεραιότητες και να ολοκληρώνει πρώτα τις πιο σημαντικές εργασίες παραδείγματος χάριν, μπορεί να ακούγεται αυτονόητο, αλλά πολλές φορές δεν τίθεται σε εφαρμογή στην πράξη. Όπως επίσης και ο ορισμός χρονικού περιορισμού μιας εργασίας (deadline), που ακόμη και για τα λιγότερο σημαντικά έργα, λειτουργεί καταλυτικά για την ολοκλήρωση τους.

Το να εντοπίσει κάποιος του λόγους κακής διαχείρισης χρόνου, δεν είναι δύσκολο:

Αρκεί να καταγράψει τις αιτίες, για τις οποίες σταμάτησε την εργασία του ή την ανέβαλε. Η επαγγελματική ζωή είναι γεμάτη απρόοπτα και όσον αφορά τον προγραμματισμό. Τηλεφωνήματα, e-mails, απρόοπτες συναντήσεις ή meetings που διαρκούν πολύ περισσότερο από το αναμενόμενο, είναι κάποιοι από τους κυριότερους λόγους που είναι δύσκολο να παραμείνει κάποιος παραγωγικός μέσα στη μέρα. Με το να είναι κάποιος στο γραφείο ή την επιχείρηση του όλη μέρα, δεν σημαίνει πως εργάζεται και παραγωγικά. Με βάση τα παραπάνω προβλήματα αναπτύχθηκε από τον Francesco Cirillo στα τέλη της δεκαετίας του 1980, η τεχνική Pomodoro, που προτείνει μικρά και συχνά διαλείμματα για να διατηρείται η νοητική εγρήγορση.

Το ορθότερο όλων είναι, ο κάθε ένας ξεχωριστά να εντοπίζει ποια είναι η πιο παραγωγική στιγμή του μέσα στη μέρα και να εργάζεται χωρίς περισπασμούς τότε. Με την αποφυγή της εναλλαγής ασύνδετων έργων (multitasking), και τον προγραμματισμό με βάση τι έχει άμεση προτεραιότητα, τα αποτελέσματα της δουλειάς θα είναι εμφανή. 

Π.Γ.Α. & Ε. Λ.